Alberto Raffaldi, responsabile del Comitato tecnico di Nav-lab, intervistato da You Trade, Rivista di riferimento del settore del commercio e l'industria edile, spiega come gestire un budget preciso dei costi, monitorare le spese preventivate, quelle sostenute e quelle da sostenere, pianificare le attività successive. A partire dalla necessità di un prospetto inattaccabile. 

RIPORTIAMO L'INTERVISTA:

Oggi parliamo di commesse, l’attività che l’azienda svolge su affidamento del cliente: appalti, cantieri, progetti grandi e piccoli. La realtà produttiva delle aziende che lavorano per commessa differisce da quelle che operano su prodotti di massa. Come spiega Alberto Raffaldi, responsabile del Comitato tecnico Nav-lab e socio fondatore di Soluzioni Edp, l’azienda che lavora a commessa ha l’obiettivo di svolgere attività a valore aggiunto per la fornitura di prodotti e servizi definiti dalle specifiche del cliente. Possono fare riferimento a un prodotto base, caratterizzato però di volta in volta da specificità richieste che lo diversificano a tal punto da farlo diventare un «unico». Una voce rilevante è la durata, che dipende dai tempi di esecuzione e dagli stati di avanzamento. Le commesse, poi, possono essere di natura annuale o pluriennale, con sostanziali differenze per quel che riguarda le valorizzazioni e le competenze a bilancio. Ecco alcune domande poste in varie occasioni a NAV-lab. 

Domanda. Siamo una società che gestisce cantieri edili. Ogni progetto è per noi una commessa con caratteristiche uniche e che possono anche variare nel tempo. Tra i nostri principali fattori di rischio ci sono la possibilità di sforare il budget previsto e la difficoltà di rispettare i tempi di consegna. Come possiamo controllare le fasi di preventivazione e di consuntivazione?

Risposta. Nella gestione di un ciclo di lavorazione per commessa, l’azienda ha sicuramente un problema: coordinare un progetto dove il cliente assume un ruolo centrale, definisce spesso delle personalizzazioni del prodotto in corso d’opera, che richiedono delle vere e proprie riprogettazioni e un elevato livello di incertezza. In una produzione a commessa, quindi, per evitare le spiacevoli conseguenze di una navigazione a vista occorre definire un budget preciso dei costi, monitorare le spese preventivate, quelle sostenute e da sostenere, pianificare le attività successive e verificare quelle terminate al fine di avere sempre un corretto stato di avanzamento dei lavori.

Domanda. E nel caso le attività da gestire siano diverse?

Risposta. Le aziende che vendono, comprano e/o producono beni o servizi su ordine del cliente si caratterizzano soprattutto per la gestione simultanea di diverse commesse: questo implica una forte interdipendenza tra tutte le risorse coinvolte e la necessità di equilibrio tra pianificazione giornaliera delle attività e delle maestranze e pianificazione strategica a medio e lungo termine. Il filo conduttore dell’intero flusso di gestione della commessa è però sempre il budget, la cui vera essenza deriva dallo sforzo comune di definire obiettivi che sono raggiungibili solo se coordinati, e dalla consapevolezza che il funzionamento del complesso dipende dall’andamento di ogni sua componente. Il budget è anche l’elemento che mette in relazione la fase iniziale e finale della pianificazione di una commessa, ovvero la preventivazione e la consuntivazione.

Domanda. In questo contesto come possiamo migliorare e velocizzare la gestione dei preventivi?

Risposta. Tutta l’attività di un’azienda che lavora per commessa è generata dalla fase di preventivazione, da cui scaturiscono diversi flussi che coinvolgono a vario titolo e a più riprese i reparti operativo, tecnico e commerciale. Il punto di partenza è la richiesta del preventivo che normalmente proviene da fonti diverse (cliente o potenziale tale, agente, segnalatore, ecc.). L’ufficio commerciale, indipendentemente da chi ha effettuato la richiesta, ha il compito di «processare» il preventivo e di gestirne gli avanzamenti. Nella gestione di questa fase, però, le aziende possono riscontrare problematiche che, se non affrontate in modo tempestivo ed efficiente, rischiano di compromettere l’intera commessa. Per esempio, come gestire in maniera integrata più tipologie di prodotto (standard o nuovi prodotti non codificati) o più in generale qualsiasi tipo di movimento o attività effettuata a fronte della commessa, come valorizzare correttamente gli interventi tecnici o i ricarichi, come accedere alle informazioni storiche, modificarle e condividerle in maniera trasversale e sinergica con gli altri utenti. Risolvere questi ostacoli permetterebbe agli addetti ai lavori di eseguire tutti i passaggi successivi che compongono la fase di preventivazione fino a trasformare il preventivo in ordine cliente e generare la commessa.